Qu’est-ce que le télésecrétariat médical ?

Qu’est-ce qu'un service de télésecrétariat médical ?

Publié le : 08 août 202217 mins de lecture

Le télésecrétariat médical est un télétravail et une délégation à la fois. Il s’agit d’une prestation d’externalisation efficace et profitable à tous les professionnels de santé et médecins généralistes, ophtalmologues, kinésithérapeutes, dentistes, psychothérapeutes ostéopathes, ou cardiologues. Outre la réception des appels assurée par des secrétaires externalisées spécialisées, le client peut bénéficier d’un service sur-mesure qui inclut la gestion d’agenda et la prise de rendez-vous en ligne. Si vous êtes professionnels de santé débordé et que vous aspirez à une qualité de travail meilleure, vous aurez certainement besoin de déléguer certaines tâches chronophages à des télésecrétaires médicales expérimentées. Petit tour d’horizon sur le fonctionnement du secrétariat téléphonique, son rôle, ses avantages, à qui il est dédié et les tâches qu’on peut attribuer à une secrétaire médicale à distance.

Comment fonctionne un service de secrétariat téléphonique médical ?

Un appel téléphonique raté, c’est aussi un patient contrarié ! Et comme le quotidien d’un professionnel de santé est souvent surchargé, le télésecrétariat médical, permet aujourd’hui aux praticiens de s’occuper de leurs patients et éviter tout dérangement au téléphone. En confiant la gestion des appels et de l’agenda professionnel à un secrétariat médical à distance, c’est aussi avoir du temps pour s’occuper de tâches à plus forte valeur ajoutée.

L’ère du numérique et les nouvelles technologies ont parfaitement facilité le fonctionnement du service de télésecrétariat médical. Via des logiciels et des applications installés et configurés pour assurer la synchronisation et le partage des données et de l’agenda, le quotidien d’un médecin est désormais meilleur. Des outils intuitifs et ergonomiques de messagerie et des systèmes de notification sont également mis en place pour établir une communication instantanée et permanente entre le télésecrétariat médical et le praticien et dont l’installation et le paramétrage peuvent être assurés à distance par le prestataire et dans le respect de normes de sécurité, des obligations de la CNIL et du RGPD.

Le service de télésecrétariat n’a pas uniquement l’avantage de gérer la réception des appels téléphoniques. Grâce à son expertise, son sens de l’organisation et son empathie, la secrétaire médicale à distance peut participer activement à la gestion de l’activité médicale. C’est ce qui contribue au renforcement de la relation soignant/soigné.

Les services proposés varient d’une entreprise à une autre mais offres les plus complètes proposent généralement :

  • Réception au téléphone les patients
  • Prise de rendez-vous et planification des examens ou les interventions réalisées par les médecins et les spécialistes du service ou du cabinet.
  • Identification des priorités et savoir faire face à l’imprévu.
  • Enregistrement des éléments d’information relatifs aux soins d’un patient.

Tout professionnel de santé doit préalablement identifier les tâches qu’il désire déléguer à la télésecrétaire médicale et peut même collaborer avec une équipe de télésecrétaires réactives et efficaces. La facture proposée peut être conçue suivant la tâche ou suivant un forfait dans le cadre d’un pack global.

Pour plus d’informations sur le fonctionnement du service de télésecrétariat médical cliquez ici.

Qui peut faire appel à un service de télésecrétariat médical ?

Vous intervenez dans l’univers de la santé ou du bien-être ? Vous avez besoin de quelqu’un pour répondre à vos appels téléphoniques et s’occuper de la prise de rendez-vous au moment où vous vous consacrez aux consultations ? Le secrétariat à distance est la solution idéale pour vous !

Véritable complément du secrétariat en présentiel, cette présente des avantages non négligeables et peut s’avérer d’une utilité indéniable pour tous les professionnels de la santé. 

D’abord, il convient de rappeler que le télésecrétariat médical est une prestation conçue essentiellement pour répondre aux besoins des professionnels de santé, médecins généralistes et les médecins spécialisés tels que chirurgiens, dermatologues, gynécologues, allergologues, pneumologues, etc. Même les vétérinaires et la majorité des paramédicaux – infirmiers, kinésithérapeutes, podologues, ergothérapeutes, orthophonistes, diététiciens, audioprothésiste, psychologues, psychothérapeutes, etc. Ils peuvent à leur tour bénéficier d’un secrétariat à distance afin de s’occuper de la gestion de leur agenda et de l’accueil téléphonique. 

Le télésecrétariat médical est également une aubaine pour les praticiens en soins naturels, les spécialistes des médecines douces ainsi que les thérapeutes holistiques tels qu’ énergéticiens, réflexologue, sophrologues, naturopathe, homéopathe, acupuncteur, ostéopathe, etc.

Pourquoi faire appel à un télésecrétariat médical ?

Externaliser le secrétariat permet aux professionnels de santé de ne manquer aucun appel important et être en contact permanent avec la patientèle. La formule peut aller au-delà le la réception d’appel en réalisant des tâches administratives, gestion des appels, prise de rendez-vous, gestion d’agenda, saisie de courriers, prise de messages, etc.

Si, d’une part, elle peut s’adresser à toutes les professions libérales, elle peut d’autre part se spécialiser dans un secteur tel que le médical. Pour les professionnels de santé et de soins, l’externalisation du secrétariat médical, sans exagérer, offre une pléthore d’avantages. On peut même affirmer que si l’on voit ce service se démocratiser, notamment les cinq dernières années, c’est qu’on y voit une grande nécessité.  En effet, un cabinet médical et tout autre établissement ou unité de soins thérapeutiques requiert le traitement des sollicitations téléphoniques, surtout que la communication en santé est un élément clé dans la relation patient-soignant. 

Un médecin ne peut pas interrompre ses consultations pour manipuler le téléphone, l’ordinateur et l’agenda . Il aura donc besoin de l’externalisation de son secrétariat médical. 

Avec un télésecrétariat médical disponible durant et même en dehors des horaires de travail, le professionnel de santé pourra non seulement garantir à ses patients la disponibilité qu’ils souhaitent trouver tout en se recentrant sur l’essentiel du métier sans interférence. La secrétaire médicale à distance est une aide précieuse, un réel confort, que vous mesurerez très rapidement !

Quelles sont les tâches d’une télésecrétaire médicale ?

Plusieurs types de structures représentent aujourd’hui le marché du télésecrétariat médical. En France on trouve l’entreprise 100% médicale basée en France emploie des secrétaires françaises expérimentées et on retrouve également les télé-secrétariats dont le siège est situé en France et qui sous-traitent à l’étranger (call center au Maroc, en Tunisie, etc.), et ce, dans le but d’offrir des tarifs compétitifs.

Enfin, le métier est également propice au secrétariat à domicile, c’est-à-dire la télésecrétaire médicale en freelance qui peut être spécialisée dans le secteur médical.  

Une assistante médicale peut même effectuer réaliser les mêmes tâches qu’un secrétaire en présentiel, la seule différence est que ça se réalise à distance ! Ainsi, les médecins généralistes, les cabinets dentaires, les cardiologues, les ophtalmologues ou encore les kinésithérapeutes bénéficient d’un réel assistant toujours prêt à répondre aux patients, les orienter avec le sourire et la bonne humeur. 

Le service de télésecrétariat médical peut être sollicité dans le cadre du remplacement d’un secrétariat classique ou d’un soutien en période de débordement. D’ailleurs tout professionnel de santé  peut demander l’aide d’une équipe d’accueil aguerrie et déléguer certaines tâches à un secrétaire à distance ponctuellement. La mission d’une secrétaire médicale peut se résumer à la réception d’appels, mais suivant les besoins, elle peut s’occuper de missions encore plus pointues comme la gestion de l’agenda, la prise de rendez-vous et la retranscription des comptes rendus.  Pour jauger les besoins du professionnel de santé, on commence d’abord par déterminer le plafond des appels (limités ou illimités) ainsi que les prestations annexes. Les agences pourraient même aller jusqu’à proposer la téléconsultation médicale et d’autres solutions numériques comme le rappel des rendez-vous.

Les missions d’une permanence médicale consistent souvent à assurer :

  • La réception des appels entrants sur des créneaux et des plages horaires adaptés : du lundi au vendredi ou du lundi au samedi par exemple.
  • Une certaine flexibilité pour répondre aux besoins des professionnels souhaitant disposer ponctuellement ou en permanence d’un secrétariat externalisé.
  • L’accueil personnalisé des patients via un pré-décroché et un  répondeur au nom du médecin, 
  • bonne orientation de la patientèle, transfert d’appel vers le bon praticien.
  • L’identification de l’appel : demande de rendez-vous, d’informations, démarchage commercial et surtout, la détection des urgences médicales
  • La prise de rendez-vous à partir d’un agenda collaboratif (agenda partagé), la prise de rdv via internet ou depuis les outils du cabinet.
  • La gestion d’agendas 
  • Le transfert des appels urgents
  • La retranscription des comptes rendus médicaux, saisie d’ordonnances, de courriers, transmission de documents par fax.
  • La relance des rendez-vous : réduction du taux d’absentéisme du cabinet.

Avantages de secrétariat médical à distance

Un service de secrétariat à distance est l’idéal pour alléger le quotidien du professionnel qui veut vaquer à ses principales occupations, sans interruption et sans se soucier de la gestion de son agenda ou encore des suivis patients. Le secrétariat à distance est même un véritable substitut du secrétariat en interne.

Le télésecrétariat s’est affirmé depuis quelques années comme une solution innovante de la gestion des appels entrants des cabinets médicaux. Grâce à un secrétariat externalisé, il n’est plus question d’être dérangé pendant une consultation ou la saisie d’un compte rendu. Le télésecrétariat médical permet de gérer autant d’appels qu’il peut y en avoir au sein des cabinets médicaux et ceux même en dehors des horaires d’ouverture afin de fidéliser la patientèle et gagner renforcer le lien de confiance du praticien avec ses patients. D’ailleurs, les télésecrétaires sont habilités à d’orienter et à répondre à tous les appels en fonction des besoins de chaque patient. Polyvalentes, les télésecrétaires peuvent s’occuper de la prise de rendez-vous, des messages à laisser pour le médecin, d’une consultation d’horaires, ou encore de la gestion de l’agenda, toujours dans le respect des consignes des clients. 

Avec le télésecrétariat, le médecin gagne également en flexibilité car le télésecrétariat peut intervenir lorsque la secrétaire médicale est en congé, lors des vacances d’été ou pendant la fermeture du cabinet, ou en renfort d’une secrétaire médicale en présentiel. Le médecin peut aussi faire appel au télésecrétariat lorsque l’assistante médicale est occupée et ne peut pas prendre des appels. Voilà pourquoi après trois sonneries, les appels sont transférés vers la plateforme de télésecrétariat. De la qualité de la communication santé, établie via l’accueil téléphonique, se forge la notoriété du praticien et l’image de son cabinet médical.

Outre le gain d’argent et du temps, confier le service de secrétariat à un spécialiste en ligne, est la garantie de gagner du temps en gestion des clients et de jouir d’un temps supplémentaire. En plus les nouvelles technologies permettent à la télésecrétaire médicale de se servir de logiciels et effectuer toutes les tâches bureautiques et administratives facilement et sans contrainte aucune. Faire appel aux services d’un secrétariat médical à distance présente aussi d’autres atouts tels que la possibilité de travailler à distance par le biais d’une permanence téléphonique médicale favorable. L’externalisation de ce service est aussi un gage de productivité. Peu à peu le professionnel de santé sera en mesure de répondre aux attentes de ses patients et gagner leur satisfaction. Le suivi méticuleux du journal des patients pré-enregistrés est un autre avantage du recours aux services d’une entreprise de télésecrétariat médical.  D’ailleurs, les professionnels de santé, ne cessent de proposer des solutions intelligentes via des logiciels permettant d’améliorer le quotidien des médecins qui ont surtout besoin de se consacrer à l’exercice médical.  Toute interruption ou perturbation peut impacter la relation patient-médecin et l’image du praticien. L’art d’écouter est au cœur de l’activité d’une secrétaire à distance. En effet, un patient a besoin d’empathie et de compréhension pour apaiser ses appréhensions et lui donner une bouffée d’espérance, même dans les moments les plus difficiles de sa vie. Insuffler par une voix douce et un air affable, l’échange ne peut être qu’avantageux !

Mais comment faire pour trouver le bon partenaire de télésecrétariat médical ?

Le choix de son télésecrétariat repose sur plusieurs critères. D’abord, les besoins du médecin, c’est-à-dire qu’un médecin peut choisir d’externaliser tout ou une partie de son accueil téléphonique, selon ses besoins. Le télésecrétariat médical permet alors d’assurer la continuité de service pendant ses absences, ses jours de congé, ou ses disponibilités.

L’expertise des télésecrétaires est également indispensable pour le médecin pour apporter une valeur ajoutée à son activité. Le mieux est d’opter pour un partenaire spécialisé dans le médical et qui a déjà une certaine renommée. 

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